Microsoft 365 教育版（A1／A3／A5）採「儲存池」（pooled storage）機制：全校共用一個總容量，而不是每人各自獨立的空間。這頁把 Microsoft 官方文件裡的公式、配額設定方式與超額處置規則整理成清楚的表格，並提供一個試算機，輸入教師、職員、學生人數與各服務用量假設，就能看出目前的授權組合夠不夠分、缺口有多大。
每個教育租戶都有一個共用的儲存池，總容量由「基礎額度」加上「每張付費授權的貢獻」組成，可再視需求加購儲存包。
此政策自 2024 年 8 月 1 日起，隨各校下次合約續約分批生效；A1（免費）授權不貢獻空間，但每位使用者的 OneDrive 仍有 100GB 個人上限。
下表整理 Microsoft 官方服務描述文件中，每一種授權／附加元件／儲存包對儲存池的貢獻數字。
| 授權 / 項目 | 類型 | 每人（或每包）貢獻 |
|---|---|---|
| Office 365 A1（免費） | 套件 | 0 GB |
| Microsoft 365 A1 | 套件 | 10 GB |
| Office 365 A3 / Microsoft 365 A3 | 套件 | 50 GB |
| Office 365 A5 / Microsoft 365 A5 | 套件 | 100 GB |
| Student Use Benefit（學生使用權益） | 套件 | 0 GB |
| Exchange Online 單獨加購（Plan 1／Plan 2） | 附加元件 | 10 GB／25 GB |
| SharePoint 單獨加購（Plan 1／Plan 2） | 附加元件 | 10 GB／25 GB |
| OneDrive for Business 單獨加購（Plan 1／Plan 2） | 附加元件 | 10 GB／25 GB |
| Microsoft 365 Education Additional Storage | 儲存包 | 10,240 GB／包（10TB） |
| Office 365 Extra File Storage | 儲存包 | 1 GB |
池區容量是 OneDrive、SharePoint、Exchange 三個服務共用的總量，但不是每一種信箱或站台都算在裡面。
池區總量是「租戶級」的天花板；每一位使用者實際能用多少，則是由另一套優先順序決定的，跟授權貢獻的 50GB／100GB 是兩件事。
用「變更特定使用者的 OneDrive 儲存空間」功能單獨設定，優先權最高，會覆蓋群組與租戶預設。
若同時屬於多個設有配額的安全群組，取其中「最高」的一個；這是目前多數學校用來區分教師／職員／學生配額的主要做法。
套用在沒有被任何安全群組或個人設定覆蓋的使用者身上，等於「新帳號預設拿到多少」。
下表是五種設定情境的速查；每一項都有圖文步驟教學，點選下方卡片即可進入。
| 服務 | 設定位置 | 設定方式 | 生效時間 |
|---|---|---|---|
| OneDrive（依角色／群組） | Microsoft 365 系統管理中心 → 報表 → 儲存 → 儲存限制 | 選擇安全群組，輸入「每位使用者限制（GB）」；也可設定租戶預設值 | 使用者登入後 24–48 小時內；未登入者最長 2 週 |
| OneDrive（單一使用者） | SharePoint 系統管理中心 → 使用中網站 → 選取該使用者的 OneDrive | 手動輸入單一使用者的儲存空間上限，優先權最高 | 通常數小時內 |
| SharePoint（整體租戶） | SharePoint 系統管理中心 → 設定 → 網站儲存限制 | 選擇「自動」（各站台共用池區剩餘空間）或「手動」（逐站設定上限） | 即時 |
| SharePoint（單一網站） | SharePoint 系統管理中心 → 使用中網站 → 選取網站 → 一般 → 儲存限制 | 手動輸入該網站最大 GB 數，可開啟接近上限的通知信 | 即時 |
| Exchange 信箱 | Exchange Online PowerShell | Set-Mailbox -ProhibitSendQuota / -ProhibitSendReceiveQuota / -IssueWarningQuota，可搭配 Get-User -Filter 依部門／群組批次套用 |
執行後即時生效，用戶端依 Outlook 快取略有延遲 |
超額不是立刻鎖權限，Microsoft 官方定義了一套分階段的警示與寬限流程。
系統自動寄送通知信給租戶的技術聯絡人，提醒儘早規劃。
Microsoft 365 系統管理中心與 SharePoint 系統管理中心開始顯示警示訊息。
進入 30 天寬限期，這段期間服務仍可正常使用，但需要盡快清理空間或加購儲存。
OneDrive／SharePoint 進入唯讀模式：可以檢視、下載、刪除既有內容，但無法新增或編輯檔案。Exchange 收發信不受此規則影響，仍可正常運作。
監控路徑：Microsoft 365 系統管理中心 → 報表 → 儲存，可看「概觀」（整體用量 vs. 授權額度）、「依產品使用情況」（OneDrive／SharePoint／Exchange 各自前 5,000 大帳號）與「不活躍使用者」報表。
下表是幾所大學目前公開執行中的配額政策，可以看到「教職員 > 職員 > 學生」的分層邏輯是共通的，但實際數字會依各校池區規模與用量分布不同而不同——不建議直接套用別校數字，請用下方計算機依自己學校的池區反推。
| 機構 | 教職員 OneDrive | 教職員信箱 | 職員 OneDrive | 學生 OneDrive | 學生信箱 |
|---|---|---|---|---|---|
| University of Waterloo | 100 GB | 50 GB | — | 25 GB | 50 GB |
| University of Manitoba | 100 GB | 100 GB | — | 25 GB | 50 GB |
| UBC | 200 GB（A3） | — | 100 GB（A1） | 100 GB | — |
| Texas A&M | 100 GB | — | 50 GB | 25 GB | — |
輸入 A3／A5 授權人數與加購儲存包，算出目前的儲存池總容量；再輸入教師、職員、學生人數與各服務的每人假設用量，就能看出容量夠不夠分、缺口有多大，並取得對應建議。表格內已預填一組示範數字，可直接修改成貴校的實際數字。
基礎池區固定 100TB（102,400GB），會自動加總，不需輸入。
SharePoint 主要以「網站」為單位動態消耗，並非每人各自獨立配額；此欄位代表平均每人分攤到的用量假設，僅供試算。
| 角色 | 人數 | OneDrive／人(GB) | Exchange信箱／人(GB) | SharePoint分攤／人(GB) |
|---|---|---|---|---|
| 教師 | ||||
| 職員 | ||||
| 學生 |
| 角色 | 人數 | OneDrive 小計 | Exchange 小計 | SharePoint 小計 | 合計 |
|---|---|---|---|---|---|